Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 25-10-2026
Wie zijn wij?
Sense Events organiseert zakelijke beurzen en congressen op het gebied van geo-informatie. Wij zijn gevestigd te Wester Boekelweg 23, 1718 MJ Hoogwoud en zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Contactgegevens:
- E-mail: [email protected]
- Telefoon: 0634737322
- Adres: Wester Boekelweg 23, 1718 MJ Hoogwoud
Welke gegevens verzamelen wij?
Bij inschrijving voor ons evenement verzamelen wij:
- Voor- en achternaam (inclusief eventueel tussenvoegsel)
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Organisatie en functietitel
- Uw instellingen voor zichtbaarheid en netwerken
- Lunchvoorkeur en dieetwensen (indien van toepassing)
- Factuur- en betaalgegevens (indien van toepassing)
Tijdens het evenement kunnen wij ook:
- QR-code scans vastleggen voor toegangscontrole
- Vastleggen welke exposant uw badge heeft gescand
- Foto's en video-opnames maken waarop u zichtbaar bent
Als u de app gebruikt, verwerken wij daarnaast:
- Een optionele link naar uw LinkedIn-profiel, als u die zelf invult
- Berichten die u naar andere deelnemers stuurt en afspraken die u voorstelt of beantwoordt (dag, tijd en plek)
- Uw persoonlijke programma (de sessies die u bewaart) en uw eigen notities bij sessies
- Een toestel-token en het type toestel (iOS of Android), om u meldingen te kunnen sturen
- Deelnemers die u blokkeert en meldingen die u over een deelnemer of bericht doet
De camera in de app gebruikt u alleen om QR-codes van badges te scannen (exposanten). Er worden geen foto's of video's gemaakt of opgeslagen. De app gebruikt uw locatie en microfoon niet en bevat geen advertentie- of analysediensten.
Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor:
- Eventorganisatie: administratie, toegang en communicatie over het evenement
- Toegangscontrole: aanmaken en scannen van uw persoonlijke QR-code
- Netwerkplatform: uw profiel, uw persoonlijke programma en de deelnemerslijst waarmee deelnemers elkaar kunnen vinden, plus berichten en afspraken tussen deelnemers
- Meldingen: berichten en herinneringen op uw toestel over afspraken, berichten en uw programma. Heeft u geen toestel aangemeld, dan sturen wij bij een afspraakvoorstel of antwoord een e-mail
- Veiligheid en moderatie: het afhandelen van meldingen over ongewenst gedrag en het uitvoeren van blokkades
- Leadregistratie: doorgeven van uw gegevens aan een exposant wanneer u uw badge bij die exposant laat scannen
- Catering: organisatie van lunch en eventuele dieetwensen
- Facturatie: afhandeling van betalingen en facturen
- Nieuwsbrief: informatie over toekomstige evenementen en ontwikkelingen in de sector
- Marketing en promotie: gebruik van foto's en video's voor website, sociale media en toekomstige evenementen
Uw telefoonnummer
Een telefoonnummer is verplicht bij inschrijving, zodat wij u rond het evenement kunnen bereiken bij wijzigingen en zodat een exposant waarmee u contact heeft gehad contact met u kan opnemen.
Uw telefoonnummer staat niet in de deelnemerslijst en is niet zichtbaar voor andere deelnemers. Het wordt alleen gedeeld met een exposant wanneer u bij die exposant uw badge laat scannen, en alleen als u het meesturen van uw telefoonnummer aan heeft staan. Die instelling zet u zelf uit in uw profiel.
Rechtsgrondslag
Wij verwerken uw gegevens op basis van:
- Overeenkomst: voor de uitvoering van uw deelname, toegangscontrole, het netwerkplatform (inclusief berichten, afspraken en meldingen) en de deelnemerslijst. Deze horen bij uw ticket; u kunt uw zichtbaarheid en het delen van uw telefoonnummer op elk moment uitzetten in uw profiel
- Toestemming: voor de nieuwsbrief
- Gerechtvaardigd belang: voor eventorganisatie, veiligheid en moderatie, leadregistratie door exposanten en verbetering van onze diensten
- Wettelijke verplichting: voor het bewaren van financiële gegevens
Met wie delen wij uw gegevens?
Wij delen uw gegevens met:
- Andere deelnemers: uw naam, organisatie en functie via de deelnemerslijst, zolang u zichtbaarheid aan heeft staan. Uw e-mailadres en telefoonnummer staan daar niet bij. Heeft u een LinkedIn-link ingevuld, dan zien deelnemers die elkaar in het netwerk kunnen zien die ook
- Gesprekspartners: uw berichten en afspraken zijn alleen zichtbaar voor u en de deelnemer met wie u contact heeft. Wij lezen berichten niet, behalve wanneer iemand een bericht meldt
- Exposanten: wanneer u bij een exposant uw badge laat scannen ontvangt die exposant uw naam, organisatie, functie en e-mailadres, plus uw telefoonnummer als u dat aan heeft staan. Zonder scan ontvangt een exposant niets van u
- Leveranciers die ons helpen bij de eventorganisatie (catering, locatie, betaaldienstverlener, e-maildienstverlener, technische ondersteuning). Voor meldingen op uw toestel sturen wij uw toestel-token en de inhoud van de melding via de pushdienst van Expo, die de melding aflevert via Apple of Google
- Wanneer wij wettelijk verplicht zijn uw gegevens te verstrekken
Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
- Eventgegevens: tot 2 jaar na het evenement voor evaluatie en toekomstige uitnodigingen
- Nieuwsbriefgegevens: totdat u zich uitschrijft
- Accountgegevens netwerkplatform: tot 1 jaar na het evenement of totdat u zich uitschrijft
- Berichten, afspraken, notities bij sessies en uw persoonlijke programma: tot 1 jaar na het evenement of totdat u uw account laat verwijderen
- Toestel-token voor meldingen: tot u uitlogt, meldingen uitzet of uw account laat verwijderen; een token van een toestel dat een jaar lang niet is gebruikt ruimen wij op
- Meldingen over deelnemers: zolang nodig voor de afhandeling, uiterlijk 1 jaar na het evenement
- Blokkades: zolang uw account bestaat, zodat een blokkade ook bij een volgend evenement blijft werken
- QR-code en toegangsgegevens: tot 6 maanden na het evenement
- Scangegevens bij exposanten: de exposant is vanaf het moment van scannen zelf verantwoordelijk voor de bewaartermijn van die gegevens
- Foto's en video's: tot 5 jaar na het evenement voor marketing en promotiemateriaal, tenzij u eerder bezwaar maakt
- Financiële gegevens: 7 jaar conform fiscale wetgeving
Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, diefstal en ongeautoriseerde toegang. Dit omvat onder andere:
- Versleutelde gegevensopslag
- Beperkte toegang tot persoonsgegevens
- Regelmatige back-ups
- Beveiligde servers
Uw rechten
U heeft de volgende rechten:
- Inzage: u kunt vragen welke gegevens wij van u hebben
- Rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
- Verwijdering: u kunt vragen uw gegevens te verwijderen
- Beperking: u kunt de verwerking van uw gegevens beperken
- Overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens in een digitaal formaat opvragen
- Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking
- Intrekking toestemming: u kunt eerder gegeven toestemming intrekken
Zelf uw instellingen aanpassen
In uw profiel op geobuzz.nl past u op elk moment aan:
- Of u zichtbaar bent in de deelnemerslijst
- Of uw telefoonnummer wordt meegestuurd wanneer een exposant uw badge scant
In de app past u aan:
- Uw gegevens en uw LinkedIn-link (Profiel > Je gegevens)
- Of u meldingen ontvangt (in de instellingen van uw toestel)
- Welke deelnemers u heeft geblokkeerd (Profiel > Geblokkeerde deelnemers). In een gesprek kunt u een deelnemer of bericht melden
Uw account en gegevens verwijderen
U kunt uw account en gegevens laten verwijderen via Profiel > Account verwijderen in de app (dat opent het formulier op de website), of rechtstreeks via geobuzz.nl/delete-app-account. U kunt ook vragen om alleen uw gegevens te verwijderen, zonder uw account. Wij verwijderen uw account of gegevens direct na ontvangst. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals factuurgegevens, blijven bewaard.
Uitschrijven nieuwsbrief
U kunt zich altijd uitschrijven voor onze nieuwsbrief via:
- De uitschrijflink in elke nieuwsbrief
- Een e-mail naar [email protected]
- Contact via onderstaande gegevens
Cookies
Onze website gebruikt functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de site, waaronder het onthouden van uw inlogsessie. Wij gebruiken geen trackingcookies en geen advertentiecookies.
Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie vindt u altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u per e-mail.
Klachten
Heeft u een klacht over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring of uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen:
E-mail: [email protected]
Telefoon: 0634737322
Adres: Wester Boekelweg 23, 1718 MJ Hoogwoud
Deze privacyverklaring is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).